Uno de los mayores retos al que nos enfrentamos en una empresa es el lograr una operación eficiente, donde el esfuerzo está enfocado en la generación de estrategias alineadas a resultados innovadores que aporten valor a la operación.
En la teoría encontraremos tantas definiciones como autores y algunas nos harán sentido; otras por el contrario, podrían aportar más confusión.
En la práctica podríamos toparnos con interlocutores donde su óptica e identificación de la necesidad real se encuentra un poco desfasada; esto, hace que la solución y/o propuesta de mejora en los procesos, no logre satisfacción alguna.
Hace unos años, escuchábamos a un líder hablar de un proceso bajo la premisa de ser uno de los más sencillos al interior de la compañía, su necesidad era vista como una pequeña caja de fósforos.
Ese día comenzó un señor reto, de esos que tanto amamos en el CoE (Centro de Excelencia) RPA Sofka Technologies, luego de varias sesiones logramos identificar ineficiencias que, aunque pequeñas a simple vista terminaban aportando brechas; por ende, retrasos innecesarios.
El panorama, un equipo de trabajo que hacía sobreesfuerzos y usuarios finales con una sensación de incertidumbre gigante.
¿Cómo lograr mejorar ese panorama?, ese siempre ha sido nuestro reto y razón de ser, aquí cobra sentido la frase “aliados estratégicos para la operación” que ha sido desde el principio nuestra carta de presentación.
Nuestro secreto: una metodología que une lo mejor de varios mundos logrando resultados que impactan positivamente, cerrando brechas, disminuyendo ineficiencias y sus resultados negativos. Desde el momento en que nació la “Metodología Sofka” hemos buscado desde la innovación cocrear nuevas y mejores maneras de hacer las cosas con y para nuestros clientes y/o usuarios.
A la hora de hablar de mejora y automatización en Sofka, consideramos que es importante hacer doble clic e intentar validar el estado real del proceso. Nuestro compromiso siempre será lograr un proceso maduro, optimizado, homologado y estandarizado; para garantizar automatizaciones con permanencia en el tiempo, y que haga sentido con nuestro propósito “Cuidar nuestro entorno multiplicando experiencias exitosas”.
Desde nuestro CoE buscamos acompañar a nuestros clientes a crear estrategias alineadas a sus objetivos, no solo a través de implementaciones exigentes sino, brindándoles herramientas que les permita conocer y aplicar las buenas prácticas y que gracias a la metodología Sofka podremos diferenciar entre una optimización de procesos eficiente y los documentistas. Bajo este nombre, hace unos años bautizamos a aquellas actividades que no son validadas y que son llevadas a una automatización deficiente.
La primera señal de aparición del documentista dentro de la operación es cuando se evidencia el descontento al interior de los equipos de trabajo ya que se incrementan en un gran porcentaje los reprocesos; aquí, identificamos que estamos frente a una optimización ausente y una trazabilidad con oportunidades de mejora gigantes, el proceso no fue optimizado sino documentado.
¿Qué recomendación dar a la hora de iniciar? La primera sin duda alguna es escuchar a su equipo, en un escenario al que dentro de las buenas prácticas de la reingeniería llamamos “Momentos de la verdad” y así poder hacer visibles los dolores y/o necesidades reales.
En segundo lugar, buscar asesoría; pero, no cualquiera.
Hoy día, la palabra procesos parece haberse puesto de moda y en su implementación las malas prácticas brillan, y al final de la operación los impactos negativos generan daños que pudieron evitarse.
Finalmente, permítase crear estrategias tempranas; comprendamos que las propuestas de mejora deben integrar los procesos y aportar al desarrollo estable y duradero.
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