Incorporando la transformación digital en los procesos organizacionales

Las organizaciones independientemente del objeto social y comercial que desarrollen, ejecutan una diversidad de procesos que interactúan entre sí y en conjunto están encaminados al cumplimiento de una meta.

Conforme se van evidenciando cambios en las tendencias del mercado y necesidades organizacionales es importante que las compañías comiencen a ver sus procesos desde otro punto de vista, donde se hace evidente   la transformación constante que les permita ser más eficientes y efectivos en el uso de los recursos, y así poder ofrecer una buena experiencia a los clientes. 

Así las cosas, el cambio en la manera en que se ejecutan las diversas actividades ha estado marcado por la evolución y planteamiento constantes de nuevas tendencias tecnológicas, cuya finalidad es simplificar tareas mejorando no solo la productividad dando valor a la organización y disminuyendo costos, sino que también se ha mejorado la calidad de vida de las personas.

Por esta razón, han surgido diferentes herramientas y metodologías encaminadas a facilitar la labor de transformar las organizaciones y sus procesos para hacerlos más competitivos, de tal forma que el recurso humano pueda enfocarse en actividades de análisis que generen un mayor valor y sirvan como base para la toma de decisiones. 

Es por esto que la transformación digital como la conocemos hoy día es el resultado de una evolución en el uso de las herramientas y metodologías, que inició con la transición de los procesos de análogos a digitales como el “cero papel”, seguido a esto surgió la digitalización de procesos, la cual se enfoca en el aprovechamiento de las tecnologías digitales para mejorar los procesos y la satisfacción del cliente, como por ejemplo, el comercio electrónico.  Lo anterior, como base para dar paso a la transformación digital que es el aprovechamiento de las tecnologías emergentes para construir nuevos modelos de operación con el fin de contar con procesos más eficientes, mejorar el valor y experiencia para los usuarios, disminuir el riesgo asociado a la manualidad y por qué no disminuir los costos y mejorar los ingresos.  

La transformación digital generalmente tiene implícita la reingeniería y evolución del proceso e incluso de la estrategia dentro de la organización.  A un alto nivel, esta evolución o transformación de procesos cuenta con las siguientes etapas:

• Definición de los proyectos o procesos a intervenir: aquí se realiza un diagnóstico a las diferentes áreas y procesos, donde se pueden tener en cuenta varios criterios como son afinidad con la estrategia de la organización, ratio costo beneficio, entre otras.
• Entendimiento del estado actual del proceso: En esta etapa se realiza el levantamiento del proceso AS IS (como se ejecuta actualmente), identificando entradas, salidas, secuencia de actividades, puntos de dolor y demás información relevante que permita identificar las oportunidades de mejora del proceso a intervenir.
• Innovación del proceso: en este punto se diseña el proceso TO BE (Proceso ideal o cómo debería ser). En este punto es importante considerar innovaciones potenciales, inclusión de herramientas tecnológicas que faciliten la labor.  Dentro de las más relevantes se encuentran:

• • IA – Inteligencia Artificial
  • BPM – Gestión de procesos de negocio
  • RPA – Automatización robótica de procesos
  • OCR – Reconocimiento óptico de caracteres
  • Big Data
  • Analítica digital
  • IoT – Internet de las cosas
  • Herramientas para la validación de identidad. 

• Implementación del proceso: es el momento en que se ponen en marcha los ajustes a nivel operativo, desarrollos requeridos e incorporación de las nuevas herramientas tecnológicas consideradas en la etapa previa.
• Puesta en producción: esta fase implica la capacitación del personal y el inicio de la operación del nuevo proceso transformado, para su estabilización, monitoreo y soporte.

Teniendo en cuenta que la transformación digital se debe dar de forma transversal a la organización y que incluso debe partir desde la estrategia, todo lo anterior solo puede ser posible a través de la correcta gestión y sincronización de los pilares que la conforman: la experiencia del cliente, las personas, la planificación de los cambios, innovación, liderazgo y cultura organizacional; para así contar con la consecución de los objetivos estratégicos planteados con la transformación.

Es así como gracias a la evolución constante de la tecnología, hoy en día se dispone de múltiples alternativas para transformar y optimizar nuestros procesos, no obstante, la incorporación de estas tecnologías a los procesos debe realizarse de una forma controlada, priorizada, consciente y siguiendo una metodología para asegurar la generación del valor esperado de acuerdo con la estrategia organizacional.