Hablar de procesos generalmente es asociado a eso que se vive dentro de las empresas; especialmente, se piensa en aquellas que tienen que ver con manufactura, y evocan a un producto terminado de forma tangible.
Sin embargo, los procesos van más allá y si abrimos bien los ojos lo identificamos en nuestro día a día, pero ¿Cómo ocurre esto?
Todos los días nos enfrentamos a una variedad de actividades y compromisos, que van desde prepararnos para el trabajo, hasta realizar nuestras diligencias personales. Ignoramos la importancia de abordar nuestro día a día de una manera más eficiente.
Es por esto, que hoy hablaremos sobre lo que es un proceso y por qué es tan importante. Aunque existen diversidad de definiciones como autores, la abordaremos de una manera sencilla donde este se visualiza como aquellas actividades planificadas que implican la participación de recursos tangibles e intangibles, los cuales usamos de manera coordinada para conseguir un objetivo.
Dicha definición nos permite relacionar los procesos con todas las actividades que realizamos diariamente, y que en algunos casos las hacemos por inercia, sea en nuestro hogar, en la oficina, en la universidad o con nuestros amigos.
De aquí deriva la importancia de cómo identificar, analizar y mejorar los procesos que utilizamos en nuestra vida diaria, y adicionalmente, procurar la mejora continua mediante el monitoreo de estos pasos, asegurándonos de que funcionen correctamente. ¡Recuerda hacer ajustes adicionales si es necesario!
¿Cómo vivirlo entonces?
Empezaremos por identificarlo y luego navegaremos en su línea de vida:
Al identificar el proceso, el primer paso es conocer nuestras tareas diarias y las actividades que realizamos; Por ejemplo, ¿Cómo guardamos nuestra ropa en el closet?, ¿Cómo organizamos nuestros zapatos?, ¿Cómo organizamos nuestra agenda para la semana? Aquí estamos sencillamente conociendo la rutina.
Cuando analizamos los procesos buscamos conocer tiempos invertidos, por qué se realizan ciertas actividades, ¡nos sorprenderemos con los resultados!
Finalmente, pasaremos a mejorar los procesos. Luego de analizarlos el siguiente paso es implementar las mejoras que creamos convenientes. Por ejemplo, si identificamos que nos demoramos mucho tiempo encontrando la camisa adecuada para el pantalón, podemos empezar a organizar las camisas por colores al igual que el pantalón. Otro ejemplo, puede ser con los zapatos, los cuales muchas veces no los encontramos o se pierden en el agujero negro del closet, podemos organizarlos por tipo de zapato. Al hacer estas mejoras, vamos a ahorrar tiempo y hacer que nuestras tareas diarias sean más fáciles y productivas.
Vamos entonces al monitoreo de los procesos: No basta solamente con realizar estos cambios y sostenerlos por una o dos semanas, la clave de los procesos está en el constante monitoreo y el sostenimiento de los mismos, de esta manera podemos identificar mejoras adicionales y nos aseguramos de que nuestras tareas continúen siendo fáciles y productivas.
Los procesos son una parte esencial de nuestro día a día, y pueden hacer una gran diferencia en nuestra productividad y bienestar; no es un tema que pertenece exclusivamente a las grandes empresas, también nosotros podemos aplicar la identificación, el análisis y mejora buscando siempre entregar resultados que generen valor a la operación, sin importar el tipo de empresa y/o actividad económica.
En conclusión, la optimización de los procesos se vive, y nos permite lograr impactos significativos y no solo para la industria, a través de pequeños cambios.
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