Simplificando el día a día: Procesos, bpm y automatización

Cuando pensamos en la palabra “procesos” es posible que a nuestra mente lleguen conceptos relacionados con la producción industrial, la manufactura, la gestión empresarial, la tecnología, entre muchas otras. Esto se debe a que el término “procesos” se utiliza frecuentemente en este tipo de contextos y se refiere a una serie de acciones o pasos que se llevan a cabo para lograr un objetivo determinado. 

En nuestra vida cotidiana y por las múltiples tareas que tenemos, rara vez nos detenemos a pensar en cómo nuestras actividades diarias pueden ser vistas como procesos. Es decir, desde que nos levantamos e iniciamos el día, debemos enfrentarnos a tareas y/o actividades que nos permitan lograr ese objetivo que tenemos en mente, casi siempre enfocados en conseguirlo sin importar el cómo. 

Pero, imagínate despertando por la mañana y siguiendo una serie de pasos para preparar tu desayuno perfecto. Desde seleccionar los ingredientes hasta cocinar y servir, cada paso es una parte importante de un proceso más amplio. Del mismo modo, organizar tu día, hacer las tareas del hogar o incluso completar un proyecto personal pueden considerarse procesos que pueden optimizarse y simplificarse. De modo que, si empezamos a ver y a entender que casi todo lo que hacemos en nuestra vida cotidiana puede ser visto como un proceso, y que los procesos nos ayudan a estructurar nuestras actividades y a mantenernos enfocados en nuestros objetivos, podríamos establecer rutinas y seguir un plan de acción para hacer más en menos tiempo.

En este artículo, exploramos cómo el enfoque en BPM (Business Process Management) y la automatización de procesos pueden transformar la forma en que abordamos nuestras tareas diarias y simplificar no sólo nuestra vida personal sino también cualquier ámbito laboral. Pero entonces, ¿Cómo podemos sacar el mejor provecho a los procesos? Para ello es indispensable conocer el concepto de BPM, el cual es una metodología que nos permite comprender, analizar y mejorar los procesos. Al aplicar los principios del BPM, podemos identificar ineficiencias, eliminar pasos innecesarios y mejorar nuestra productividad en cada tarea. Esto nos ayuda a obtener resultados más consistentes y a alcanzar nuestros objetivos de manera más eficiente. La gestión de procesos nos permite:

• Identificación y análisis de procesos: La identificación y análisis de los procesos que realizamos en nuestra vida diaria puede ayudarnos a comprender mejor cómo estamos llevando a cabo nuestras actividades y a identificar oportunidades de mejora.
• Optimización de procesos: Al igual que en nuestra vida diaria, la optimización de procesos en las empresas puede ayudarnos a ser más eficientes y a lograr nuestros objetivos de manera más rápida y efectiva.
• Automatización de procesos: Esta puede ayudarnos a ahorrar tiempo y a reducir la carga de trabajo. Por ejemplo, la automatización de tareas puede permitirnos tener más tiempo libre para realizar otras actividades. 
• Monitorización y mejora continua: Al igual que en la gestión de procesos empresariales, la monitorización y mejora continua de los procesos que llevamos a cabo nos permite identificar oportunidades de mejora y hacer ajustes para lograr mejores resultados.

Desde una perspectiva organizacional, sabemos que muchas empresas están buscando formas de aumentar su eficiencia y reducir costos a través de la implementación de procesos automatizados. ¿Cómo es posible esto? La automatización de procesos se refiere al uso de herramientas tecnológicas para automatizar tareas manuales y repetitivas en los procesos, con el objetivo de mejorar la eficiencia, la productividad y la precisión en la ejecución de tareas. Imagina tener la capacidad de automatizar algunas de las tareas repetitivas y tediosas de tu día a día. Desde el envío automático de recordatorios de citas hasta la gestión eficiente de tus finanzas personales, dicha automatización puede liberarte de la carga de trabajo y permitirte enfocarte en actividades más significativas y gratificantes.

Algunos beneficios de la automatización de procesos en las organizaciones son:

• Aumento de la eficiencia: Al automatizar tareas manuales y repetitivas, las empresas pueden ahorrar tiempo y recursos, lo que les permite dedicarse a actividades estratégicas y de valor añadido.
• Reducción de errores: Al automatizar procesos, se reduce la posibilidad de errores humanos, lo que mejora la precisión y calidad de los resultados.
• Mejora de la escalabilidad: La automatización de procesos permite a las empresas escalar fácilmente sus operaciones a medida que crecen, ya que los procesos automatizados pueden manejar grandes volúmenes de datos y transacciones de manera más eficiente que los procesos manuales.
• Mayor satisfacción del cliente: La automatización de procesos puede mejorar la velocidad y precisión de la ejecución de tareas, logrando mejores resultados y satisfacción del cliente. 

Algunos ejemplos de procesos que se pueden automatizar incluyen la gestión de facturas, la gestión de inventario, la gestión de recursos humanos, la atención al cliente, entre otros. En definitiva, la automatización de procesos es una herramienta poderosa que puede ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia, productividad y rentabilidad, lo que puede contribuir al éxito y crecimiento de las organizaciones. 

Existen diferentes herramientas para la automatización de procesos, desde software de gestión de procesos hasta robots automatizados. Es fundamental mencionar que la elección de una herramienta de automatización debe basarse en los objetivos y requisitos de cada organización o persona. Además, es importante tener en cuenta el nivel de conocimiento técnico y los recursos disponibles para implementar y utilizar eficazmente estas herramientas.

Para llevar a cabo una implementación exitosa de BPM y automatización de procesos, es importante seguir algunos pasos clave, como:

• Identificar los procesos críticos y los objetivos a alcanzar.
• Documentar y analizar los procesos existentes para identificar áreas de mejora.
• Diseñar y optimizar los flujos de trabajo utilizando herramientas de modelado de procesos.
• Seleccionar la tecnología adecuada para la automatización de procesos.
• Capacitar a los empleados en los nuevos procesos y tecnologías implementadas.

La simplificación de los procesos a través de la gestión adecuada y la automatización puede marcar la diferencia en el día a día de las personas en el entorno tanto personal como laboral. Al centrarse en la optimización y mejora continua de los procesos, las personas y organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, además de un entorno simple y gratificante. Así que ¡Es hora de simplificar y llevar los procesos a la simplicidad del día a día!